Combien de temps faut-il conserver les documents importants ?

Écrit par Elizabeth Larkin | Revu par Sarah Scott

Les piles de papier sont pénibles et la gestion d’un système de classement à domicile peut être une corvée. Cependant, vous devez conserver certains documents, car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin.Au juste, combien de temps devez-vous conserver vos impôts, vos reçus, vos relevés bancaires et d’autres documents importants ? Chaque type de document est différent, alors conservez tous vos documents suffisamment longtemps avant d’utiliser la déchiqueteuse, même si vous pensez en avoir fini avec eux.

Maintenir un système de classement à domicile efficace

Une des clés de la création d’un système de classement à domicile viable est de commencer à réduire la quantité de papier que vous recevez. Cela peut vraiment réduire la quantité de papier que vous devrez déchiqueter ou classer. Cela signifie que vous devez vous débarrasser du courrier indésirable, vous abonner aux factures électroniques et ne pas accepter les prospectus, les coupons que vous n’utiliserez jamais, les catalogues que vous ne lirez jamais ou tout autre document éphémère que vous avez l’impression de devoir conserver alors que vous savez que ce n’est pas nécessaire. Si vous laissez cette étape de pré-tri devenir incontrôlable, vous risquez d’être confronté à un véritable encombrement de papier, au point d’avoir l’impression de l’accumuler. Dans ce cas, il peut être très utile de faire appel à un professionnel qui pourra vous guider dans le processus de désencombrement.La deuxième étape consiste à s’assurer que vous avez mis en place un bon système de gestion du courrier. Plus vous traitez efficacement le courrier lorsqu’il arrive, moins vous aurez à procéder à une grande séance de classement, de déchiquetage et de recyclage.

Mettre en place un système électronique

Se débarrasser de votre classement papier en mettant en place un système de classement électronique vous permettra de gagner de l’espace et de vous débarrasser de l’encombrement du papier. Un système de classement électronique est très judicieux car il est plus facile que jamais.Pour commencer, vous avez besoin d’un scanner et d’un endroit où stocker vos fichiers : un système de dossiers sur un ordinateur et une sauvegarde dans le cloud, ainsi qu’un disque dur externe. Plus vous aurez de sauvegardes à la maison et à l’extérieur, plus vous serez prêt à vous débarrasser de la pile de paperasse sans craindre de perdre quelque chose d’important.Créez des dossiers généraux pour les différents types de documents (par exemple, ménage, impôts, automobile, certificats de naissance, etc. Donnez à chaque document un nom de fichier unique pour le décrire afin qu’il puisse être retrouvé rapidement via la fonction de recherche de votre ordinateur. L’ajout de la date à la fin du nom de fichier peut également vous aider à distinguer le même type de document à des périodes différentes. Par exemple, au lieu d’appeler votre facture d’électricité « utilitystatement.pdf », nommez-la « utilitystatement-Feb2019.pdf ». Il existe également un certain nombre d’applications qui peuvent vous aider à enregistrer et à stocker rapidement toute une série de documents. Nombre d’entre elles peuvent être gérées via votre smartphone ou votre tablette, ce qui vous permet de vous débarrasser de la paperasse (en particulier des reçus) lorsque vous n’êtes pas à proximité de votre ordinateur personnel.

Keep Copies

Pour vos documents les plus importants, les experts conseillent de conserver plusieurs copies. Cela peut signifier de conserver une copie dans votre stockage sur le cloud et une autre sur un disque dur. Cela peut également signifier de conserver une copie dans votre classement électronique et une copie papier dans un coffre-fort ignifugé.

Documents à conserver pour toujours

Un certain nombre de documents doivent être conservés pour toujours. Ce sont les plus importants dont vous pourriez avoir besoin à tout moment dans le futur pour diverses raisons. S’assurer qu’ils sont conservés dans un endroit sûr et qu’une copie est en sécurité vous fera gagner beaucoup de temps lorsque vous en aurez besoin.

• Dossiers académiques : Diplômes, relevés de notes et tout travail sur dossier pouvant être utilisé à l’avenir lors d’une candidature à un emploi.
• Adoption papers
• Baptismal certificates
• Birth certificates
• Certificats de décès : Peuvent être nécessaires à des fins fiscales
• Driver’s licenses
• Dossiers d’emploi : Toute clause, tout accord, tout dossier disciplinaire et toute évaluation des performances.
• Certificats de mariage
• Medical records
• Military records
• Passports
• Retirement and pension records
• Social Security cards
• Wills

Documents à stocker pour une certaine période de temps

Imaginez que les relevés bancaires et les factures de toute une vie s’empilent sur votre bureau. Au bout d’une dizaine d’années seulement, cette pile serait sans doute outrageusement volumineuse. Il existe de nombreux types de documents – essentiellement financiers – que vous devez conserver pendant un certain temps, mais qu’il n’est pas nécessaire de garder pour toujours. Vous pouvez avoir besoin de les consulter tous les mois ou toutes les semaines pendant un certain temps, puis ils deviennent un autre morceau de papier qui traîne et qui vous encombre. Il n’y a pas de bonne réponse pour tout, mais des lignes directrices recommandées en fonction de ce qu’il s’agit :

• Factures de cartes de crédit : Conservez les relevés de carte de crédit pendant 60 jours, sauf s’ils comprennent des dépenses liées à l’impôt. Dans ce cas, vous devriez les conserver pendant 3 ans.
• Relevés bancaires : Un mois.
• Bills : Un an pour tout ce qui concerne les impôts ou les garanties ; toutes les autres factures doivent être déchiquetées dès qu’elles ont été payées.
• Paychecks and pay stubs : Un an, ou jusqu’à ce que vous ayez reçu votre déclaration W-2 pour cette année fiscale.
• Dossiers d’investissement : Sept ans après avoir clôturé le compte ou vendu le titre.
• Documents fiscaux : Sept ans, y compris votre déclaration et tous les documents d’accompagnement tels que les W-2 et les reçus.
• Récépissés de vente : Conserver pendant toute la durée de la garantie pour les achats importants tels que les appareils électroménagers et électroniques. Pour les articles tels que les produits d’épicerie et les vêtements, ne conservez le reçu que jusqu’à ce que vous sachiez que vous n’en aurez pas besoin pour retourner la marchandise.
• Leases : A conserver jusqu’à ce que vous ayez déménagé et que le propriétaire vous ait rendu votre caution.
• Reçus des travaux d’amélioration de la maison : A conserver jusqu’à la vente du logement.
• Vehicle records : À conserver jusqu’à la vente du bateau, de la voiture ou de la moto.

Comment se débarrasser des documents

Le déchiquetage des documents est le principal moyen de se protéger contre l’usurpation d’identité. En règle générale, certains documents doivent absolument être déchiquetés. Il s’agit de tout ce qui contient des numéros de compte, des dates de naissance, des noms de jeune fille, des mots de passe et des codes PIN, des signatures et des numéros de sécurité sociale.Si les documents sont encore « actifs » et que vous devez les conserver à titre de référence, placez-les dans votre système de classement par thème. Ne les détruisez qu’une fois qu’ils ne sont plus utilisés.

Quels documents déchiqueter

Quand vous n’avez plus besoin de ces documents, n’hésitez pas à les détruire :

• ATM receipts
• Bank statements
• Birth certificate copies
• Canceled and voided checks
• Credit card bills
• Credit reports
• Drivers licenses (expired)
• Employment documents that have any identifying information
• Expired passports and visas
• Investments account numbers
• Legal documents
• Investissement, actions et transactions immobilières
• Items avec une signature (baux, contrats, lettres, etc.)
• Luggage tags
• Dossiers médicaux et dentaires
• Papers with a Social Security number
• Passwords or PIN numbers
• Pay stubs
• Pre-approved credit card applications
• Receipts avec des numéros de compte chèque, de carte de crédit ou toute autre information d’identification.
• Tax forms
• Transcriptions avec des informations d’identification
• Travel itineraries
• Used airline tickets
• Factures de services (téléphone, gaz, électricité, eau, télévision par câble, internet, etc.)

Tout le reste, comme le papier, peut être recyclé. Veillez à mettre en place un système de classement souple afin de pouvoir contrôler ces documents. Il est également utile de prendre l’habitude de consulter régulièrement les documents stockés. Essayez de le faire lorsque vous payez vos factures, remplissez votre déclaration d’impôts ou effectuez une tâche récurrente similaire, afin de ne pas oublier et de ne pas perdre le contrôle de votre paperasserie.